A Pilates studio is not run like a fitness club: every class carries its own capacity, every student their own session credit, and the schedule shifts as the season goes on. BetterSport management software keeps that count for you, from the slot booked on a Sunday evening to the reminder sent before the session.
An accurate schedule, capacities respected, credits up to date and payments that land the moment a booking is made.
You move a class, and the timetable on the site and the one in the app shift straight away. The students booked in are told without you opening your inbox.
Every slot carries its own limit: a full group on the mat, as many places as you have Reformer machines, two on the Cadillac. Beyond that, the waiting list takes over and gives the place to the first cancellation.
A ten-session card, a monthly membership or a single session: the credit comes off at booking and goes back on according to your cancellation rules. Payment is taken by Stripe the moment the student books.
A confirmation, a reminder before the class, a nudge to a member who has not come back: the messages go out on their own. You keep your time for correcting a posture instead of copying out phone numbers.
Your studio opens early and closes late, but the decision to sign up is often taken in the evening or on a Sunday. A diary open around the clock lets your clients pick their slot, pay and book their class without disturbing you. The next day, you find an up-to-date list rather than a pile of messages to sort through.
Your classes are managed from a single screen: you open the season, you duplicate a typical week, you close a slot over the holidays. Publish your classes once, and the website, the mobile app and the internal schedule all read from the same source. That is what makes a tool genuinely useful day to day, rather than a second place to keep up to date.
A member profile gathers the contact details, the current membership, the credit remaining and the attendance history. You can see at a glance who is reaching the end of their card and which groups are full. That data is there to prompt you at the right moment, not to fill in a spreadsheet.
Memberships and subscriptions renew without manual chasing, and class passes are drawn down at booking. You keep control of the rules: who can buy what, which classes are members-only, which capacity applies to which piece of equipment.
Un studio de Pilates se pilote avec trois informations : qui vient, sur quel appareil, et avec quel crédit. Tant que ces trois lignes vivent dans un cahier, un tableur et une boîte mail, la gestion de studio mange vos soirées. Un logiciel de gestion les réunit au même endroit et rend chacune consultable en temps réel.
La différence avec une salle de sport tient à la jauge. Un cours au sol accueille un groupe entier, un cours Reformer autant de personnes que vous avez de machines, un duo sur Cadillac exactement deux. Le logiciel doit donc porter une limite par créneau et non une limite unique pour tout le studio : c’est la condition pour ouvrir les réservations en ligne sans surbooker un appareil. Vient ensuite le crédit : vos élèves n’achètent pas une entrée, ils achètent une carte, et ce solde doit vivre ailleurs que sur un carton tamponné.
Vous construisez votre semaine type, vous la dupliquez sur la saison, puis vous ajustez : un cours déplacé, un atelier posture ajouté, une semaine fermée. Chaque créneau porte son type de cours, son professeur, sa durée, sa jauge et son tarif en séances.
L’élève consulte le planning, choisit son créneau et paie dans le même geste, y compris quand le studio est fermé. Quand un cours est complet, la liste d’attente se déclenche et attribue la place au premier désistement, sans arbitrage de votre part. Le même système de réservation sert les cours collectifs, les duos et les séances particulières.
Adhésion annuelle, abonnement mensuel, carte de 10 ou séance à l’unité : vous définissez ce que vos élèves peuvent acheter, et le crédit se décompte tout seul. Le paiement en ligne passe par Stripe au moment de la réservation, ce qui règle la question des impayés avant qu’elle ne se pose.
Les fiches rassemblent les coordonnées, l’adhésion, le crédit et les présences ; les groupes réservent un créneau à un niveau ou à un cycle fermé. À l’entrée, l’accès par QR code remplace la liste imprimée, et le mode multi-coachs donne à chaque professeur son planning.
Beaucoup de studios programment du yoga et pilates sous le même toit. Les deux disciplines se gèrent avec les mêmes briques, à ceci près que le Pilates ajoute la contrainte du matériel : un logiciel pour studio de yoga et une solution Pilates partagent le planning, la réservation et les adhésions, mais la jauge par appareil reste propre au second. Si vous avez également un site existant, le widget de réservation s’y intègre ; sinon, la création du site internet de votre studio embarque le planning, les vidéos de présentation de vos cours et le référencement local.
Côté administratif, encadrer une activité physique contre rémunération suppose une qualification professionnelle reconnue, une déclaration auprès de l’administration compétente, une assurance de responsabilité civile et l’affichage des informations dues à votre public. Selon les publics accueillis, un certificat médical ou un questionnaire de santé peut être demandé. Pour vos envois commerciaux, le consentement et le droit de retrait s’appliquent : le logiciel conserve l’accord de chaque adhérent et place le lien de désinscription dans chaque e-mail.
BetterSport Pro est une plateforme faite pour les coachs et les établissements sportifs, pas un de ces outils génériques qu’il faut plier à vos besoins. La configuration est personnalisable : vos types de cours, vos jauges, vos formules, votre logo et vos couleurs dans une application mobile personnalisée. L’ensemble est évolutif : vous commencez avec un planning et deux professeurs, vous ajoutez un studio, un créneau aérien ou un service de séances particulières quand vous voulez développer votre activité.
Le démarrage tient en trois gestes : vous créez votre compte, vous saisissez votre semaine type, vos formules et vos jauges, puis vous ouvrez la réservation. Simplifiez ce que vous faites à la main, proposez à vos élèves une expérience de réservation claire, augmentez le remplissage de vos créneaux creux grâce aux relances et aux notifications. Laissez les messages automatisés accueillir vos nouveaux membres pendant que vous enseignez : c’est tout l’intérêt d’utiliser un logiciel plutôt qu’un carnet. Vous pouvez parler à un expert ou essayer gratuitement 14 jours, sans carte bancaire.
No: one schedule is enough, since the capacity belongs to the class and not to the room. You set six places on a Reformer slot and twenty on a mat class.
Yes, through an iOS and Android mobile app under your own brand, with your logo and your colours. They see the schedule, their credit and their next appointments there.
The credit remaining is attached to the student's profile and comes down with every booking. It goes back on when the cancellation respects the rules you have set.
Yes: a 14-day free trial, no card needed. You build your schedule and your session plans, then you decide.
Dès que la jauge du créneau est atteinte, les inscriptions suivantes basculent en liste d’attente. À la première annulation, la place part à la personne en tête de file, qui reçoit une notification.
Oui, le mode multi-coachs donne à chaque intervenant l’accès à ses cours, à ses élèves et à ses présences. Vous décidez ce que chacun voit et modifie.
Non : la réservation se fait depuis votre site, ou depuis l’application mobile pour celles et ceux qui préfèrent. Dans les deux cas, ils réservent un cours de Pilates directement, avec leur crédit sous les yeux.
Un cours en salle municipale, en entreprise ou en plein air se crée comme n’importe quel créneau, avec son lieu, sa jauge et son tarif propres. Le planning reste complet, et vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : le cours lui-même.
