Between week-long courses, private lessons and boat hire, running a sailing school usually ends up spread across a spreadsheet, a notebook and three mailboxes. BetterSport brings the schedule, the sign-ups, the members and the payments together on a single platform.
A limited fleet, ability groups, paperwork to keep current and rules to follow: that is what a school has to hold together every week of the season.
Every boat has its own capacity and supervision ratio. The schedule shows the real number of places, session by session, instead of empty slots you have to keep an eye on.
Contact details, age, level, supporting documents: it all sits in a single record. Groups are put together by boat type, and pupils are no longer scattered across two files.
The full payment or the deposit goes through Stripe at the moment of booking. You know at any time who has paid, and the funds can land straight in your own account.
Postponed because of the wind, a reminder before the first morning, a pre-season campaign: the email goes out to the whole group. Nobody finds out about a cancellation in the car park.
July's sign-ups are decided in the spring. An online diary lets you open sessions as soon as your packages are settled, then leave families to book for themselves. Real-time availability updates with every sign-up, and the waiting list picks up the enquiries once a course shows as full.
The rest follows the same logic. You prepare the groups, you assign the boats and the instructors, and the schedule becomes the reference for the whole team. A change shows up immediately, including on the phone of the instructor walking down the pontoon.
An incomplete file is paid for on Monday morning. The swimming test required for under-18s and the licence number are requested as mandatory documents at sign-up: without them, the file cannot be validated.
That information then stays attached to the member, season after season. Renewing a membership does not ask again for what you have already received. And in two clicks the team can find a pupil's level, their attendance and the group where they made progress.
Une école de voile ne vend pas des heures. Elle vend une place sur un support, avec un moniteur, pour cinq matinées d'affilée. Cette particularité rend la gestion plus lourde qu'ailleurs : il faut tenir la flotte, les groupes de niveau, les dossiers des élèves et une météo qui décide à votre place. Un logiciel de gestion sert d'abord à réunir tout cela au même endroit, au lieu de le disperser entre un tableur, un cahier et une boîte mail.
Le planning est le cœur du métier. Optimist, catamaran, planche, habitable : chaque support a sa capacité, et chaque groupe son ratio d'encadrement. Quand ces règles sont posées une fois, le planning affiche des disponibilités en temps réel, support par support et session par session. Vous voyez sur un seul écran les bateaux affectés, les moniteurs présents et les places encore libres. Plus personne ne recopie les sessions le dimanche soir.
Les familles réservent souvent en mai pour juillet, et rarement aux heures de bureau. Un système de réservation accessible 24 h/24 laisse la place se prendre le soir, depuis un téléphone. Le module affiche l'âge minimum, le niveau attendu et les disponibilités en temps réel. Les places limitées et la liste d'attente évitent de perdre une inscription le jour où un stage est complet.
Derrière chaque session, il y a des personnes. Les fiches adhérents rassemblent les coordonnées, l'âge, le niveau et les pièces du dossier. Les numéros de licences s'y rangent aussi, dans un champ que vous pouvez rendre obligatoire. Vos données ne vivent plus dans plusieurs fichiers que personne n'ose fusionner.
La licence est délivrée par la fédération française de voile, pas par un logiciel. BetterSport garde simplement la trace du numéro et des pièces, dans le cadre fédéral qui est le vôtre. Le test de natation se demande de la même façon, dès l'inscription : c'est un refus de moins sur le ponton, un lundi matin.
Le paiement à la réservation change une saison entière. Le règlement part par Stripe au moment de l'inscription, et vous pouvez recevoir les fonds directement sur votre compte. Un acompte sécurise une place bien mieux qu'une promesse notée à la hâte. Les encaissements simplifiés donnent en plus une vue claire sur ce qui est payé, ce qui reste dû et ce qui a été remboursé. Le paiement en ligne met fin aux chèques oubliés au fond d'un sac.
Chaque règlement laisse une trace datée. La facturation s'en trouve plus simple, et les factures de la saison ne se reconstituent pas de mémoire en novembre. BetterSport ne tient pas votre comptabilité : il vous évite surtout de chercher qui a payé quoi avant de transmettre les pièces à votre comptable.
Le vent décide, et il décide tard. Quand une sortie tombe, tous les inscrits doivent l'apprendre au même moment. Les emails automatiques envoient les confirmations, les rappels avant la première matinée et les campagnes d'avant-saison. Un report s'annonce ainsi en une fois, avec la nouvelle date ou la solution de repli.
BetterSport est une plateforme pensée pour des professionnels du sport : coachs, clubs, écoles, centres nautiques. Le système est volontairement intuitif, parce qu'un outil que l'équipe n'ouvre pas ne sert à rien. Les mêmes briques servent d'autres structures nautiques, de la base de kayak au club d'aviron, où la flotte impose les mêmes limites.
Le logiciel et le site avancent ensemble. Si le vôtre vieillit, la création du site internet pour école de voile et la gestion se mettent en place d'un bloc : une adresse, un agenda, un fichier d'adhérents. Si vous préférez garder votre site actuel, un widget de réservation s'y pose sans tout refaire.
Vous organisez la saison une fois, et le quotidien suit : moins d'appels, moins de relances, une progression suivie séance après séance. L'essai dure quatorze jours, sans carte bancaire. Vous pouvez essayer gratuitement 14 jours pour planifier votre prochaine saison, ou parler à un expert qui regardera votre planning avec vous.
Yes. A course is sold as a single session covering several lessons, with limited places, payable in one go or with a deposit.
Yes, every boat has its own capacity and supervision ratio. Booking closes by itself once the places are taken.
Payments go through Stripe and arrive directly in your bank account. Access to the platform itself is paid for by subscription.
Yes, it is built for multiple coaches: each one checks their own schedule and groups from their phone.
Non. L'agenda et la réservation fonctionnent avec le site que BetterSport crée pour l'école, ou avec un widget de réservation posé sur le site que vous avez déjà.
La liste d'attente enregistre la demande et prévient la personne dès qu'une place se libère. Plus besoin de tenir un carnet en parallèle.
Non, c'est le rôle de la fédération française de voile. Le logiciel conserve le numéro et les pièces justificatives dans la fiche de l'adhérent.
Oui, comme un service à créneaux avec une jauge par support. La réservation se referme dès que la flotte disponible est prise.
