Your slots change every day, your customers book the night before, and everything gets decided between two lessons on the beach. The software holds the schedule, the bookings, the payments and the messages for you.
A surf school has to publish shifting timetables, fill its groups, get the kit ready and take payments — all in peak season, and without an office.
You set your slots around the useful tide times, then publish. The real timetable goes live online and can be rearranged by drag and drop when conditions turn.
Payment goes through Stripe as soon as someone signs up, before anyone hits the water. No more till to keep on the sand, no more deposits scribbled in a notebook.
Every session shows its number of places, its level and its instructor. You assign an instructor in two clicks and the whole team sees the same day.
An automatic email reminds everyone of the exact time and the meeting point before the session. That is what brings in the holidaymakers who signed up three days earlier.
In a surf school, the day is built around the sea. A slot brought forward by an hour, a beginners' group moved to a more sheltered beach, two last-minute sign-ups: these changes happen every day and they have to go out fast.
That is exactly what management software is for. The schedule changes in a matter of seconds, the published version is always the right one, and your instructors share the same diary instead of ringing each other before the first lesson.
Teaching surfing for payment requires a recognised qualification and a registered school. Supervision, the practice area and the instructor-to-pupil ratio are obligations, not selling points: your tool should make them visible, not hide them.
The same goes for the weather. A written cancellation policy, shown before payment, heads off the argument on the day of the lesson. The software keeps a record of what the customer agreed to and of what was offered as a reschedule.
Une école de surf ne travaille pas à heures fixes. La mer donne le tempo, les créneaux glissent d’un jour sur l’autre, et le planning de la semaine se décide presque à la dernière minute. Un carnet tient trois jours ; en pleine saison, il casse.
BetterSport Pro est une solution complète de gestion d’école de surf. Le planning, la réservation en ligne, les fiches adhérents, les paiements et les messages vivent au même endroit, accessible depuis le téléphone sur la plage comme depuis l’ordinateur du bureau. Vous posez vos créneaux aux meilleures heures de marée, vous publiez, et le système de réservation enregistre les inscriptions pendant que vous êtes à l’eau.
Vous passez moins de temps au bureau, et le client obtient une réponse tout de suite. Sur une saison courte, c’est la façon la plus simple de gagner du temps sans embaucher.
Voici à quoi ressemble l’organisation quotidienne quand le logiciel la porte, du premier clic du client jusqu’à la clôture du soir.
Votre agenda reste ouvert la nuit, le dimanche et pendant les cours. Les clients réservent leur cours en quelques clics, choisissent un créneau parmi vos disponibilités réelles et reçoivent la confirmation immédiatement. Quand une séance est complète, la liste d’attente prend le relais.
Le règlement se fait à l’inscription, par Stripe. Vous encaissez avant la mise à l’eau, pas après. Plus de caisse à tenir sur le sable, plus d’acomptes griffonnés sur un carnet : la réservation et le paiement forment une chaîne intégrée. Chaque règlement reste rattaché à sa séance, ce qui évite de chercher qui a payé quoi au moment de préparer les factures. Le paiement en ligne couvre le cours à l’unité comme le stage entier.
Demander les tailles une par une coûte vingt minutes sur le sable. Les formulaires de réservation posent les questions une seule fois : taille de combinaison, pointure de chaussons, niveau, âge, aisance dans l’eau. Le matériel est trié avant l’arrivée des participants.
Affectez un moniteur à chaque groupe directement depuis le planning, en glisser-déposer. La gestion des moniteurs devient lisible : qui encadre quoi, à quelle heure, avec combien d’élèves. L’accès multi-coachs permet à l’équipe de consulter la même journée, depuis son téléphone.
Les rappels automatiques partent seuls avant chaque séance. Ils redonnent l’heure exacte, le point de rendez-vous et ce qu’il faut apporter. C’est le levier le plus simple pour réduire les no-shows, surtout avec une clientèle en vacances.
Le soir, vous savez qui était là et ce qui a été encaissé. Les présences se pointent sur place, et l’accès par QR code va plus vite qu’une liste imprimée passée de main en main. Une clôture faite le jour même évite une soirée de rattrapage en automne.
Un cours collectif, une leçon particulière, un stage de cinq jours, une location de matériel : chaque type de prestation se crée une fois, avec sa durée, ses places et son tarif. Vos clients réservent leur cours, leur stage ou leur location depuis la même page, sans vous écrire.
La réservation s’affiche là où vos clients vous trouvent : sur le site issu de la création du site internet de votre école de surf, dans un widget posé sur un site existant, ou dans l’application mobile iOS et Android à votre marque. Les disponibilités sont les mêmes partout. Une place vendue au comptoir disparaît aussitôt en ligne.
Les adhésions, les abonnements et les cartes de séances se gèrent au même endroit que les sessions à l’unité. Vous pouvez préparer vos stages d’été pour pouvoir les vendre à l’avance, hors saison. Ces ventes anticipées lissent un chiffre d’affaires concentré sur quelques mois, et ouvrir les réservations plus tôt suffit souvent à gagner des inscriptions supplémentaires. Découvrez en fin de semaine ce qui s’est rempli et ce qui est resté vide, de quoi augmenter le remplissage sans toucher aux tarifs.
BetterSport Pro a été pensé pour des coachs et des établissements sportifs, pas pour un commerce généraliste. Cela change l’expérience vécue par vos élèves : des informations claires sur le niveau requis, le matériel fourni et le point de rendez-vous, puis une confirmation nette. De votre côté, vous gérez l’école entière depuis un seul écran, y compris avec un logiciel sur-mesure si votre fonctionnement sort du cadre.
Les activités voisines s’appuient sur la même base : un logiciel pour école de voile répond aux mêmes contraintes de météo, de flotte et de groupes de niveau. Une école de surf y ajoute la marée et une clientèle de passage.
Deux chemins pour juger : une démonstration de l’outil appliqué à votre saison, ou un test par vous-même. Montez un planning, ouvrez trois créneaux — vous pouvez essayer gratuitement 14 jours, sans carte bancaire.
Yes — a course is set up as a limited-capacity booking covering several sessions, paid for in one go at sign-up.
The waiting list opens and notifies people automatically as soon as a place frees up.
Yes, multi-coach access gives each instructor a view of their own sessions and groups.
Yes — lesson passes, memberships and subscriptions are all managed in the same place as one-off lessons.
Oui. Le planning se réorganise en glisser-déposer et la nouvelle heure s’affiche aussitôt en ligne. Les changements de dernière minute font partie du métier : le logiciel ne les empêche pas, il les rend simples à diffuser.
Les emails automatiques et les campagnes permettent d’écrire à tous les inscrits d’une séance, par exemple pour proposer un report. Le message part en une fois, sans copier les adresses à la main.
Le détail du fonctionnement figure sur la page des abonnements. Posez-la tôt quand vous comparez : un prélèvement à l’acte et un abonnement ne donnent pas le même calcul sur une saison de quelques mois.
Non. Un widget de réservation s’intègre à un site existant et vos clients réservent sans quitter votre page. L’application mobile à votre marque reste disponible pour vos habitués, et le site peut être repris plus tard.
