In rowing, running the club takes more than a timetable: you need a free boat, a full crew and a rower who is awake at 6am. BetterSport brings boat booking, memberships, payments and communication together in a single tool you can check from your phone.
A named fleet, crews to put together, membership files to keep up to date and a team of volunteers that changes as the season goes on.
Your slots stay bookable 24/7, including Sunday evening for Monday morning. Everyone sees the places left and signs up without calling you.
Sign-ups for an outing show who is coming and who is missing. You fill out an eight, or you cancel before anyone travels for nothing.
Payment is taken by card at sign-up or at booking, through Stripe. Class passes and subscriptions keep track of themselves, with no manual tally.
Pick a group, write, send: the contacts are already there. Confirmations and reminders, for their part, go out on their own.
Rowing happens before work. An outing is decided the evening before and plays out in two hours, between first light and the first coffee at the office. A paper timetable and a messaging group are enough while the club stays small. Past that point, an online calendar changes everything: each outing becomes a slot with limited places, the rower signs up from their phone, gets an automatic reminder the day before and confirms they are coming. You handle the exceptions, not the sign-ups one by one.
The fleet remains the club's real ceiling. A single scull taken at 7am cannot be in two places at once, and a double taken out without clearance sometimes ends up in the workshop. In the software, every boat is a resource: it can be booked, blocked for maintenance, opened up according to the rower's level. The finest boats stay reserved for experienced crews. The waiting list picks up last-minute drop-outs, which keeps the equipment moving instead of leaving it in the boathouse on a fine morning.
Then there is the weather. A gust of wind cancels an outing, and fifteen people need to know before they get in the car. A message sent straight to the group concerned settles it in two minutes. That is also where trust is won: a club that warns people in time keeps its members longer. Rescheduled training, taster sessions and regattas then slot back into the same calendar, with no double entry.
To get on the water you need a licence, a health certificate in some cases and a swimming test. These documents are compulsory and they get lost fast in an inbox. So every member has their own record: contact details, group, documents uploaded, deadlines coming up. Member data lives in one place, and the September restart no longer begins with a paper chase. Background checks, required as soon as minors are being supervised, are tracked the same way.
On the money side, memberships, class passes and courses are paid online through Stripe. Every payment is tied to a person and to a service. BetterSport is not accounting software: it supplies the raw material. The treasurer turns up to the meeting with dated amounts rather than a chequebook and three spreadsheets, and the accounting work finally starts from clean data.
A club runs on volunteers. Multi-coach mode gives each coach, paid or volunteer, their own access and their own groups, with no shared password. The rowing school, holiday courses, club events and competitions are handled as separate services, each with its own places and prices. You set the season up once, then adjust. And the curious, who simply want to try one morning, book a taster session without writing to you.
La plupart des outils de gestion de club viennent du monde des salles : un planning, des cours, des inscrits. L'aviron fonctionne autrement. On ne réserve pas une heure, on réserve un bateau, et il faut un équipage complet pour quitter le ponton. Une solution crédible doit donc traiter la flotte, les groupes et les créneaux matinaux comme un même ensemble, pas comme trois listes séparées.
Tout part de l'agenda. Vos sorties, vos entraînements et vos séances d'école d'aviron deviennent des créneaux réservables en ligne, à toute heure. Le système de réservation applique les places limitées, la liste d'attente et les rappels automatiques. Les rameurs s'inscrivent facilement, même à 22 h, et vous récupérez vos soirées.
Chaque coque se réserve comme un équipement nominatif. Vous bloquez un bateau en réparation, vous réservez les plus techniques aux confirmés, vous voyez qui l'a utilisé et quand. C'est de la gestion de matériel autant que du planning, et cela compte quand une coque représente plusieurs années de cotisations.
Les adhésions forment le pic de l'année. Formulaires, pièces à réclamer, chèques à déposer, relances : des dizaines de tâches répétées en quinze jours, souvent par une seule personne. En ligne, le dossier se remplit une fois et le paiement se fait par carte à l'inscription. Les encaissements se suivent au fur et à mesure au lieu d'être découverts en novembre.
Soyons clairs : BetterSport ne remplace pas un logiciel de comptabilité. Il sert de source fiable. Qui a payé quoi, quand, pour quelle prestation : l'information est datée et rattachée à un membre. La vie associative en est simplifiée. Gestion des membres, encaissements et communication s'appuient sur le même fichier, et le trésorier cesse de reconstituer l'historique à la main.
Un club peut offrir plusieurs formules : cotisation de saison, carte de dix sorties, abonnement pour les créneaux libres, tarif étudiant. Ces fonctionnalités évitent de tenir un compteur sur un cahier. Le solde du rameur se met à jour à chaque séance validée, et personne ne discute un chiffre en fin d'année.
Un club d'aviron parle beaucoup : convocations pour les régates, horaires déplacés, appel aux bénévoles pour une compétition à domicile, bilan de fin de saison. Quand les contacts sont déjà rangés par groupe, les emails et campagnes partent en quelques instants. Newsletters, rappels et messages d'annulation puisent dans la même base, sans copier-coller d'adresses.
Centraliser n'est pas un mot de brochure. C'est arrêter d'avoir un tableur pour les licences, un autre pour les équipages, une messagerie pour les horaires et une boîte mail pour les règlements. Une seule base, consultée par toute l'équipe dirigeante, fait gagner du temps à chaque réunion. Le passage au numérique ne doit pas compliquer la vie des bénévoles : il doit la faciliter, sinon il ne tiendra pas deux saisons.
Les entraînements et compétitions ne se préparent pas de la même manière. Les premiers reviennent chaque semaine. Les secondes demandent des convocations nominatives, des déplacements à organiser et un suivi de présence sérieux. Les deux tiennent dans le même agenda, avec des groupes distincts. Vous créez vos groupes une fois, vous optimisez les rotations de bateaux, et vous savez qui sera sur le ponton.
BetterSport Pro est une plateforme pour coachs et établissements sportifs, et l'aviron y a toute sa place. Personne ne gère son club exactement comme le voisin : le logiciel est donc conçu sur-mesure pour votre fonctionnement plutôt que calé dans un gabarit. Vos adhérents retrouvent le club dans l'application mobile iOS et Android, à votre marque, et vous gardez la main sur ce qui s'y affiche.
Si vous avez déjà un site, un widget de réservation s'y intègre sans le refaire ; sinon, nous prenons aussi en charge la création du site internet du club. La démarche ressemble à celle d'une base nautique ou d'une école de voile, avec d'autres contraintes de matériel. Le plus efficace reste d'essayer sur une semaine type, avec vos vrais créneaux : essayer gratuitement 14 jours, sans carte bancaire.
Yes. Every boat is a bookable resource, with its own access rules depending on the rower's level.
By email, from the list for the group concerned: the contacts are already in the software and the message goes out in one go.
Yes, by card through Stripe, at the moment of sign-up. Class passes and subscriptions follow the same route.
Yes. Multi-coach gives each coach their own groups and schedule, with no shared account.
Oui. Chaque formule devient un service à places limitées, gratuit ou payant, avec son propre calendrier. Un stage de vacances se remplit comme une sortie classique, paiement compris.
Vous annulez le créneau et un email part aux inscrits. Les places se libèrent, et les rameurs en liste d'attente sur un autre créneau peuvent en profiter le jour même.
Non. Un widget de réservation s'ajoute à un site existant. Si vous préférez repartir de zéro, le site peut être réalisé sur-mesure et référencé pour l'activité.
Le temps de créer vos groupes, vos créneaux et vos formules : une soirée suffit souvent pour une première version. L'essai de 14 jours ne demande aucune carte bancaire.
