Entre les stages à la semaine, les cours particuliers et la location de bateaux, la gestion d'une école de voile finit souvent dans un tableur, un cahier et trois boîtes mail. BetterSport réunit le planning, les inscriptions, les adhérents et les encaissements dans une seule plateforme.
Une flotte limitée, des groupes de niveau, des dossiers à jour et des règlements à suivre : voilà ce qu'une école doit tenir chaque semaine de saison.
Chaque support a sa capacité et son ratio d'encadrement. Le planning affiche les places réelles, session par session, au lieu de créneaux vides à surveiller.
Coordonnées, âge, niveau, pièces du dossier : tout tient dans une fiche unique. Les groupes se composent par support, et les élèves ne se cherchent plus entre deux fichiers.
Le règlement ou l'acompte part par Stripe au moment de la réservation. Vous savez à tout moment qui a payé, et vous pouvez recevoir les fonds directement sur votre compte.
Report pour cause de vent, rappel avant la première matinée, campagne d'avant-saison : l'email part à tout le groupe. Personne n'apprend l'annulation sur le parking.
Les inscriptions de juillet se jouent au printemps. Un agenda en ligne permet d'ouvrir les sessions dès que les formules sont arrêtées, puis de laisser les familles réserver seules. Les disponibilités en temps réel se mettent à jour à chaque inscription, et la liste d'attente récupère les demandes quand un stage affiche complet.
Le reste suit la même logique. Vous préparez les groupes, vous affectez les bateaux et les moniteurs, et le planning devient la référence de toute l'équipe. Une modification se voit immédiatement, y compris sur le téléphone du moniteur qui arrive au ponton.
Un dossier incomplet se paie le lundi matin. Le test de natation exigé pour les mineurs et le numéro de licence se demandent comme pièces obligatoires à l'inscription : sans elles, le dossier ne se valide pas.
Ces informations restent ensuite attachées à l'adhérent, saison après saison. Le renouvellement d'une adhésion ne redemande pas ce que vous avez déjà reçu. Et l'équipe retrouve en deux clics le niveau d'un élève, ses présences et le groupe où il a progressé.
Une école de voile ne vend pas des heures. Elle vend une place sur un support, avec un moniteur, pour cinq matinées d'affilée. Cette particularité rend la gestion plus lourde qu'ailleurs : il faut tenir la flotte, les groupes de niveau, les dossiers des élèves et une météo qui décide à votre place. Un logiciel de gestion sert d'abord à réunir tout cela au même endroit, au lieu de le disperser entre un tableur, un cahier et une boîte mail.
Le planning est le cœur du métier. Optimist, catamaran, planche, habitable : chaque support a sa capacité, et chaque groupe son ratio d'encadrement. Quand ces règles sont posées une fois, le planning affiche des disponibilités en temps réel, support par support et session par session. Vous voyez sur un seul écran les bateaux affectés, les moniteurs présents et les places encore libres. Plus personne ne recopie les sessions le dimanche soir.
Les familles réservent souvent en mai pour juillet, et rarement aux heures de bureau. Un système de réservation accessible 24 h/24 laisse la place se prendre le soir, depuis un téléphone. Le module affiche l'âge minimum, le niveau attendu et les disponibilités en temps réel. Les places limitées et la liste d'attente évitent de perdre une inscription le jour où un stage est complet.
Derrière chaque session, il y a des personnes. Les fiches adhérents rassemblent les coordonnées, l'âge, le niveau et les pièces du dossier. Les numéros de licences s'y rangent aussi, dans un champ que vous pouvez rendre obligatoire. Vos données ne vivent plus dans plusieurs fichiers que personne n'ose fusionner.
La licence est délivrée par la fédération française de voile, pas par un logiciel. BetterSport garde simplement la trace du numéro et des pièces, dans le cadre fédéral qui est le vôtre. Le test de natation se demande de la même façon, dès l'inscription : c'est un refus de moins sur le ponton, un lundi matin.
Le paiement à la réservation change une saison entière. Le règlement part par Stripe au moment de l'inscription, et vous pouvez recevoir les fonds directement sur votre compte. Un acompte sécurise une place bien mieux qu'une promesse notée à la hâte. Les encaissements simplifiés donnent en plus une vue claire sur ce qui est payé, ce qui reste dû et ce qui a été remboursé. Le paiement en ligne met fin aux chèques oubliés au fond d'un sac.
Chaque règlement laisse une trace datée. La facturation s'en trouve plus simple, et les factures de la saison ne se reconstituent pas de mémoire en novembre. BetterSport ne tient pas votre comptabilité : il vous évite surtout de chercher qui a payé quoi avant de transmettre les pièces à votre comptable.
Le vent décide, et il décide tard. Quand une sortie tombe, tous les inscrits doivent l'apprendre au même moment. Les emails automatiques envoient les confirmations, les rappels avant la première matinée et les campagnes d'avant-saison. Un report s'annonce ainsi en une fois, avec la nouvelle date ou la solution de repli.
BetterSport est une plateforme pensée pour des professionnels du sport : coachs, clubs, écoles, centres nautiques. Le système est volontairement intuitif, parce qu'un outil que l'équipe n'ouvre pas ne sert à rien. Les mêmes briques servent d'autres structures nautiques, de la base de kayak au club d'aviron, où la flotte impose les mêmes limites.
Le logiciel et le site avancent ensemble. Si le vôtre vieillit, la création du site internet pour école de voile et la gestion se mettent en place d'un bloc : une adresse, un agenda, un fichier d'adhérents. Si vous préférez garder votre site actuel, un widget de réservation s'y pose sans tout refaire.
Vous organisez la saison une fois, et le quotidien suit : moins d'appels, moins de relances, une progression suivie séance après séance. L'essai dure quatorze jours, sans carte bancaire. Vous pouvez essayer gratuitement 14 jours pour planifier votre prochaine saison, ou parler à un expert qui regardera votre planning avec vous.
Oui. Un stage se vend comme une session unique couvrant plusieurs séances, à places limitées, payable en une fois ou avec acompte.
Oui, chaque support a sa jauge et son ratio d'encadrement. La réservation se ferme d'elle-même quand les places sont prises.
Les règlements passent par Stripe et arrivent directement sur votre compte bancaire. L'accès à la plateforme, lui, se règle par abonnement.
Oui, le fonctionnement est multi-coachs : chacun consulte son planning et ses groupes depuis son téléphone.
Non. L'agenda et la réservation fonctionnent avec le site que BetterSport crée pour l'école, ou avec un widget de réservation posé sur le site que vous avez déjà.
La liste d'attente enregistre la demande et prévient la personne dès qu'une place se libère. Plus besoin de tenir un carnet en parallèle.
Non, c'est le rôle de la fédération française de voile. Le logiciel conserve le numéro et les pièces justificatives dans la fiche de l'adhérent.
Oui, comme un service à créneaux avec une jauge par support. La réservation se referme dès que la flotte disponible est prise.
