Entre los cursillos semanales, las clases particulares y el alquiler de barcos, la gestión de una escuela de vela acaba muchas veces en una hoja de cálculo, un cuaderno y tres buzones de correo. BetterSport reúne los horarios, las inscripciones, los socios y los cobros en una sola plataforma.
Una flota limitada, grupos de nivel, expedientes al día y pagos que seguir: esto es lo que una escuela tiene que controlar cada semana de temporada.
Cada embarcación tiene su capacidad y su ratio de supervisión. El horario muestra las plazas reales, sesión a sesión, en lugar de franjas vacías que hay que vigilar.
Datos de contacto, edad, nivel, documentos del expediente: todo cabe en una sola ficha. Los grupos se componen por tipo de embarcación, y los alumnos ya no se buscan entre dos archivos.
El pago o la señal sale por Stripe en el momento de la reserva. Sabes en todo momento quién ha pagado, y puedes recibir los fondos directamente en tu cuenta.
Aplazamiento por viento, recordatorio antes de la primera mañana, campaña de pretemporada: el email sale a todo el grupo. Nadie se entera de la anulación en el aparcamiento.
Un horario que conoce tu flota
Fichas de socios y grupos de nivel
Cobros simplificados desde la inscripción
Un solo mensaje para toda una sesión
Las inscripciones de julio se deciden en primavera. Una agenda online permite abrir las sesiones en cuanto están fijadas las fórmulas, y después deja que las familias reserven por su cuenta. La disponibilidad en tiempo real se actualiza con cada inscripción, y la lista de espera recoge las solicitudes cuando un cursillo aparece completo.
El resto sigue la misma lógica. Preparas los grupos, asignas los barcos y los monitores, y el horario se convierte en la referencia de todo el equipo. Una modificación se ve al instante, incluso en el teléfono del monitor que llega al pantalán.
Un expediente incompleto se paga el lunes por la mañana. La prueba de natación exigida a los menores y el número de licencia se piden como documentos obligatorios al inscribirse: sin ellos, el expediente no se valida.
Después, esa información queda unida al socio, temporada tras temporada. Renovar una cuota no vuelve a pedir lo que ya has recibido. Y el equipo encuentra en dos clics el nivel de un alumno, sus asistencias y el grupo en el que ha progresado.
Una escuela de vela no vende horas. Vende una plaza en una embarcación, con un monitor, durante cinco mañanas seguidas. Esa particularidad hace la gestión más pesada que en otros sitios: hay que llevar la flota, los grupos de nivel, los expedientes de los alumnos y una meteorología que decide en tu lugar. Un software de gestión sirve antes que nada para reunirlo todo en el mismo sitio, en lugar de dispersarlo entre una hoja de cálculo, un cuaderno y un buzón de correo.
El horario es el corazón del oficio. Optimist, catamarán, tabla de windsurf, crucero: cada embarcación tiene su capacidad, y cada grupo su ratio de supervisión. Cuando esas reglas se fijan una vez, el horario muestra la disponibilidad en tiempo real, embarcación por embarcación y sesión por sesión. Ves en una sola pantalla los barcos asignados, los monitores presentes y las plazas que siguen libres. Ya nadie copia las sesiones el domingo por la tarde.
Las familias reservan muchas veces en mayo para julio, y rara vez en horario de oficina. Un sistema de reservas accesible 24/7 deja que la plaza se tome por la tarde, desde el teléfono. El módulo muestra la edad mínima, el nivel esperado y la disponibilidad en tiempo real. Las plazas limitadas y la lista de espera evitan perder una inscripción el día en que un cursillo aparece completo.
Detrás de cada sesión hay personas. Las fichas de socios reúnen los datos de contacto, la edad, el nivel y los documentos del expediente. Los números de licencia se guardan también ahí, en un campo que puedes hacer obligatorio. Tus datos ya no viven en varios archivos que nadie se atreve a fusionar.
La licencia la expide la Federación Francesa de Vela, no un software. BetterSport solo guarda el rastro del número y de los documentos, dentro del marco federativo que es el tuyo. La prueba de natación se pide igual, ya en la inscripción: es un rechazo menos en el pantalán un lunes por la mañana.
El pago en el momento de la reserva cambia una temporada entera. El cobro sale por Stripe al inscribirse, y puedes recibir los fondos directamente en tu cuenta. Una señal asegura una plaza mucho mejor que una promesa anotada a toda prisa. Los cobros simplificados dan además una vista clara de lo que está pagado, lo que queda pendiente y lo que se ha devuelto. El pago online acaba con los cheques olvidados en el fondo de una bolsa.
Cada pago deja un rastro con fecha. La facturación resulta más sencilla, y las facturas de la temporada no se reconstruyen de memoria en noviembre. BetterSport no lleva tu contabilidad: sobre todo te evita buscar quién ha pagado qué antes de enviar los documentos a tu contable.
El viento decide, y decide tarde. Cuando se cae una salida, todos los inscritos tienen que saberlo en el mismo momento. Los emails automáticos envían las confirmaciones, los recordatorios antes de la primera mañana y las campañas de pretemporada. Un aplazamiento se anuncia así de una vez, con la nueva fecha o el plan alternativo.
BetterSport es una plataforma pensada para profesionales del deporte: entrenadores, clubes, escuelas, centros náuticos. El sistema es deliberadamente intuitivo, porque una herramienta que el equipo no abre no sirve de nada. Las mismas piezas sirven a otras estructuras náuticas, desde la base de kayak hasta el club de remo, donde la flota impone los mismos límites.
El software y la web avanzan juntos. Si la tuya envejece, la creación de la web para escuela de vela y la gestión se ponen en marcha de un bloque: una dirección, una agenda, un fichero de socios. Si prefieres conservar tu web actual, un widget de reservas se coloca en ella sin rehacerlo todo.
Organizas la temporada una vez y el día a día viene detrás: menos llamadas, menos avisos, una progresión seguida sesión a sesión. La prueba dura catorce días, sin tarjeta bancaria. Puedes probar gratis 14 días para planificar tu próxima temporada, o hablar con un experto que verá tu horario contigo.
Sí. Un cursillo se vende como una sesión única que cubre varias clases, con plazas limitadas, pagadera de una vez o con señal.
Sí, cada embarcación tiene su aforo y su ratio de supervisión. La reserva se cierra sola cuando las plazas están ocupadas.
Los pagos pasan por Stripe y llegan directamente a tu cuenta bancaria. El acceso a la plataforma, en cambio, se paga por suscripción.
Sí, el funcionamiento es para varios monitores: cada uno consulta su horario y sus grupos desde su teléfono.
No. La agenda y la reserva funcionan con la web que BetterSport crea para la escuela, o con un widget de reservas colocado sobre la web que ya tienes.
La lista de espera registra la solicitud y avisa a la persona en cuanto queda una plaza libre. Ya no hace falta llevar un cuaderno en paralelo.
No, ese es el papel de la Federación Francesa de Vela. El software conserva el número y los documentos justificativos en la ficha del socio.
Sí, como un servicio por franjas con un aforo por embarcación. La reserva se cierra en cuanto la flota disponible está ocupada.